Názor předsedy výboru SVJ na kontrolní komisi
Na shromáždění vlastníků jednotek, které se konalo dne 21. 3. 2013, jsem při jednání o případném zřízení kontrolní komise přítomným sdělil, že se na mne obrátilo několik členů SVJ s dotazem na její účelnost a smysl. Tazatelům jsem osobně i e-maily většinou blíže zdůvodňoval, proč nevidím důvod k jejímu zřízení. Pokud by účast umožňovala hlasování, sdělil bych svůj pohled na věc šířeji. Mou odpověď jsem na místě, i v zápise, omezil na otázku odměn. Paní Mgr. Ivana Šobáňová poté seznámila přítomné se zákonnými ustanoveními pro náplň a činnost komise v případě jejího zřízení. Jednací bod byl ukončen bez diskuse. Dovolím si vás seznámit s mým názorem na tento orgán společenství vlastníků. O účelnosti kontrolní komise nehovořím obecně, ale výhradně z praxe v našem SVJ.
Výchozím podkladem pro naše stanovy byl materiál dodaný SBD Máj. Všichni vlastníci jednotek v domě měli možnost se k nim vyjádřit. Z předloženého návrhu jsem vyřadil některé pasáže, které zbytečně rozšiřovaly text a neměly žádnou souvislost s naší činností. Texty jsem následně upravil do souladu se vzorovými ministerskými stanovami a zapracoval několik návrhů od vlastníků jednotek. (Do stanov jsem nemohl vložit požadavky týkající se třeba dodržování nočního klidu nebo zákazu chovu drobného hospodářského zvířectva. Neboť to nepatří do stanov, ale může být zapracováno do případného domovního řádu).
Kapitolu týkající se kontrolní komise jsem do stanov nevložil ze dvou důvodů: 1) nebyla v návrhu stanov dodaného nám SBD, 2) po otázce tehdejšího předsedy družstva pana Pavla Jadrného na přípravné schůzi před ustavujícím shromážděním SVJ, zda má být kontrolní komise zřízena, nikdo o její zřízení neprojevil zájem.
Proč jsem názoru, že kontrolní komise u našeho SVJ nemá smysl? Odpovím rozborem jednotlivých bodů a pasáží, s nimiž jste se mohli seznámit v zápise ze shromáždění a které zde pro přehlednost opakuji. Považuji je za soubor ustanovení shodného s množstvím nepřehledných zákonů, nařízení a vyhlášek, jimiž současná legislativa oplývá a v nichž se často neorientují ani praktikující právníci. Byť v tomto případě jde jen o několik bodů.
Teoretická ustanovení o kontrolní komisi a jejich promítnutí do praktické činnosti našeho SVJ
(1) Kontrolní komise je kontrolním orgánem společenství, který je oprávněn kontrolovat činnost společenství a projednávat stížnosti jeho členů na činnost společenství nebo jeho orgánů. Kontrolní komise nebo její pověřený člen je oprávněn nahlížet do účetních a jiných dokladů společenství a vyžadovat od výboru nebo pověřeného vlastníka potřebné informace pro svou kontrolní činnost. Kontrolní komise odpovídá pouze shromáždění a je nezávislá na ostatních orgánech společenství.
(2) Kontrolní komise je nejméně tříčlenná a volí ji shromáždění stejným způsobem, jakým se volí výbor. Ze svých členů volí kontrolní komise svého předsedu, který svolává a řídí jednání této komise.
(3) Kontrolní komise v rámci své působnosti zejména
a) kontroluje, zda společenství a jeho orgány vyvíjejí činnost v souladu se zákonem o vlastnictví bytů a s těmito stanovami,
b) vyjadřuje se k řádné účetní závěrce společenství a ke zprávě výboru určené k projednání na schůzi shromáždění,
c) podává shromáždění zprávu o výsledcích své kontrolní činnosti,
d) může podat výboru nebo pověřenému vlastníkovi zprávu o nedostatcích zjištěných při své kontrolní činnosti s návrhy na opatření včetně termínů na jejich odstranění,
e) účastní se prostřednictvím svého zástupce jednání výboru.
Můj komentář:
Ad 1) Co znamená kontrolovat činnost společenství? Nejvyšším orgánem společenství je Shromáždění vlastníků jednotek. Má řadu pravomocí, z nichž některé může přenést na výbor SVJ. Jedině členové výboru, nikdo jiný, jsou morálně i trestněprávně odpovědni za případná nesprávná rozhodnutí. (Možná si vzpomenete na varování pana Pavla Jadrného na přípravné schůzi: každý, kdo bude mít zájem o členství ve výboru SVJ si musí uvědomit, že za nesprávné rozhodnutí je odpovědný v plném rozsahu a ručí celým svým majetkem. Třeba doufal, že výbor nebude ustaven a pak by veškeré rozhodovací pravomoci vykonával tzv. pověřený vlastník. V našem konkrétním případě by to bylo zase jím tehdy vedené SBD Máj).
Měla-li by kontrolní komise námitky proti případnému nesprávnému rozhodnutí shromáždění vlastníků, může je mít. Nic víc, protože platí výsledek hlasování. Rozhodne-li shromáždění něco v rozporu se stanovami, jak to bude řešit kontrolní komise? Podá o tom zprávu stejnému shromáždění, které jednalo v rozporu se stanovami. Co dál? Ukázkovým příkladem je závěr debaty o refundacích, víceméně vynucené hlasování a usnesení shromáždění v listopadu 2011. Můj tolerantní postoj, který byl v rozporu se stanovami, jsem dokázal napravit sám svoláním dalšího shromáždění v březnu 2012. Případná kontrolní komise by neměla pravomoci ke svolání shromáždění, které by předchozí neregulérní rozhodnutí mohlo hlasováním zvrátit nebo potvrdit. Shromáždění svolává výbor SVJ nebo, v případě jeho nečinnosti, vlastníci jednotek, kteří mají alespoň čtvrtinu hlasů, tj. 25% vlastnických podílů na domě.
Shromáždění SVJ se koná nejméně 1x ročně. Přítomní si vyslechnou referát předsedy a dalších členů výboru. Probíhá diskuse. Co na tom bude kontrolovat komise nebo její pověřený člen?
Má-li člen SVJ nějaký problém ve vztahu na člena výboru, teoreticky by se měl obrátit na kontrolní komisi. Proč? Vždyť s dotazem nebo připomínkou se obrací přímo na konkrétního člena výboru. Nikdy se za mého předsedování v SA nebo SVJ nestalo, že bych nereagoval na něčí dopis, dotaz nebo podnět. Co když člen SVJ urážkami a smyšlenkami veřejně napadá člena výboru ve snaze popudit další vlastníky proti němu. Zákonná norma o komisi je nedostatečná, protože neumožňuje „orgánu společenství“, tedy členu výboru, aby se na ni obrátil a tím hájil svá práva. I pokud by taková možnost byla v pravidlech pro SVJ zakotvena, pak se ptám? „Je člen výboru malé děcko, které se nedokáže hájit samo a půjde si stěžovat kontrolní komisi“? Co udělá takto napadaný člen výboru? Jakmile jej počínání kverulujícího člena SVJ přestane bavit, případně přesáhne únosnou mez, využije zákonné prostředky mimo rámec společenství.
Do účetních a jiných dokladů může nahlížet každý člen SVJ. Do čl. 10 – práva a povinnosti členů SVJ - jsem při zpracování stanov vložil do písm. 1), bodu f) citaci: "každý člen může nahlížet do všech podkladů týkajících se činnosti společenství a na svůj náklad žádat o pořízení kopie, opisu či výpisu z těchto podkladů". To jsem považoval, a považuji, za dostatečně výstižné a srozumitelné. Kromě toho se léta snažím dávat co nejpodrobnější informace všem spolubydlícím o dění v domě, včetně jeho hospodaření. Víte o nějakém SVJ, ve kterém jsou všichni bydlící v domě, nejen členové SVJ, takto podrobně informováni? Webovou stránku jsem navrhnul založit též proto, aby měli všichni informace ještě podrobnější, stále dostupné a navíc doložené příslušnou dokumentací.
Jak probíhají účetní operace v SVJ - SBD? Bez mého schvalovacího podpisu cyklicky probíhají ty, jež jsou smluvně sjednány s některými partnery. Mezi ně patří třeba převody nájemného z účtu SBD na účet SVJ, odměny mandátnímu správci nebo splátky úvěru. Na provozní účtárně dodatečně podepisuji souhlasy s termínově hrazenými zálohovými fakturami za spotřebované energie, u kterých probíhá vyúčtování po skončení účetního období na podkladě zjištěných skutečných stavů spotřeby. Přijde-li jakákoliv faktura na družstvo za nějaký výkon u našeho SVJ, naše provozní účetní, paní Jarmila Jahodová, mi telefonicky sdělí, čeho se faktura týká, na jakou je částku a zda ji má uhradit. Na tomto postupu jsme se dohodli, protože nevidím důvod, abych na SBD chodil 2x týdně. Dle mého pokynu hradí účtárna všechny faktury bezprostředně po jejich doručení. Pokud zcela výjimečně nevím, o co jde, dotáži se kolegů. (Třeba na opravy výtahů v důsledku vandalismu nemusím volat servis jen já). Fakturu následně schválím a podepíši. Faktury přicházející na adresu SVJ, předávám po jejich schválení, zpravidla též dalším členem výboru, bez průtahů na provozní účtárnu. Účetních případů tohoto druhu je v průběhu roku nejvýše dvě desítky. Drobné výdaje při hotovostních nákupech, třeba úklidové prostředky, proplácí účtárna po schválení členem výboru. Paragonů je minimálně. Podobně probíhá má spolupráce se mzdovou účetní, paní Martinou Šmídovou. Řešíme například splátky nájemného nebo vyúčtování spotřeby energií jednotlivými vlastníky a uživateli bytů
Odpovědnost kontrolní komise je nulová. Za svou činnost odpovídá shromáždění. Jak se takové ustanovení může promítnout v praxi, jsem popsal výše. Členům komise nehrozí žádné postihy, i pokud by výsledky činnosti komise byly zmatené a neodpovídající skutečnosti. Neaktivní člen komise může být odvolán, nic víc. Též proto nemají členové komise nárok na odměny. Ty by muselo schválit shromáždění vlastníků za nějakou konkrétní práci.
Ad 3)
a) Obecnou formulací je obsažen již v bodě 1).
b) Nejen účetní uzávěrky, ale i řadu dalších činnosti našeho SVJ, kontrolují kvalifikovaní pracovníci v Komerční bance. Dosud neměli žádnou výhradu nebo kritickou připomínku. Tyto kontroly budou probíhat nejméně po dobu splácení úvěru. Což je v tomto okamžiku ještě dalších 12,5 roku. Se základními údaji týkající se hospodaření, seznamuji bydlící na shromáždění, v následném zápise, případně v mých informativních dopisech. Měl by někdo zájem, aby jej kontrolní komise seznamovala na shromáždění s řadou čísel zjišťovaných v účetních uzávěrkách? Nyní nemám problém s tím, abych uzávěrky naskenoval a zveřejnil na webu našeho SVJ.
O tom, co bude projednáváno na shromáždění, rozhoduje dle stanov výbor.
Návrhy na zlepšení činnosti společenství, to o čem by se na shromáždění mělo jednat, případně hlasovat, může podávat každý člen SVJ. Tuto možnost jsem zapracoval do stanov - viz čl. 10), odst. 1) písm. d). Příkladem respektování takového práva člena společenství budiž požadavek paní Felklové na zřízení kontrolní komise vznesený po předchozím shromáždění SVJ. Akceptoval jsem jej zařazením jednacího a hlasovacího bodu na nejbližší shromáždění.
c), d) nepotřebují komentáře
e) Tento bod ve své podstatě předpokládá, že na jednání výboru, které u nás neprobíhá v režimu utajení, se může dojednávat něco, co je v rozporu se stanovami nebo zájmem společenství. Člen komise by zřejmě měl dohlížet na to, aby se tak nedělo. Výbor rozhoduje v rámci pravomocí, jimiž jej pověřilo shromáždění a v rozsahu činností vymezených stanovami. S jeho rozhodnutími jsou vždy seznámeni všichni vlastníci jednotek i uživatelé bytů ve vlastnictví družstva. Buď na shromáždění a v následném podrobném zápise, nebo v informativních sděleních. Neděje-li tak v jiných SVJ, není to náš problém.Pouze výbor, případně jeho jednotliví členové, jsou odpovědni za svá rozhodnutí.
Malý exkurz do minula i stávající praxe. Na ustavujícím shromáždění SVJ byl výbor mimo jiného zmocněn ke všem úkonům souvisejícím s modernizací domu. Bylo to správné rozhodnutí či ne? Odpovězte si sami. Jedna vlastnice jednotky, zřejmě s čerstvým magisterským diplomem, třeba doporučovala, aby byl k uzavíraným smlouvám přizýván právník. (Byla to její první a také poslední účast na našich shromážděních. O dvou osobních jednáních, kdy byl vyžadován souhlas vlastníků s bankovním úvěrem a se žádostí o dotaci Zelená úsporám raději pomlčím). Měl jsem oponovat jejímu návrhu a přesvědčovat přítomné nějakými listinami, že k takovým úkonům mám dostatečné teoretické i praktické předpoklady? Všechny mou uzavírané smlouvy, se členy výboru konzultované a spolupodepisované, jsou bez zbytečného balastu umožňujícího v případě sporů různé interpretace. Například další jednání s potenciálním zhotovitelem díla u nás končí v okamžiku, přeje-li si on vložit do smlouvy rozhodčí doložku. Přerušte, prosím, čtení, zapátrejte v paměti a odpovězte si na otázku "co to je?". Jde totiž největší bič na solidního investora. Takového, který kvalitně odvedené dílo zaplatí bez průtahů. Úhrada po termínu splatnosti by v našem případě byl jediný prohřešek, kterého bychom se mohli dopustit. Zhotovitel díla by naproti tomu mohl trvat na nepodložených vícepracích navyšujících smluvně sjednanou cenu díla, nedodržení termínů, kvality, materiálů, atd. atp. Ve sporných případech by pak nerozhodovaly obecné soudy (byť nezřídka rozhodují všelijak), ale rozhodce, kterého by si zvolila taková neseriózní stavební či jiná firma. Jak by výsledek rozhodování dopadl, jistě každý z vás odhadne. Tož tak se v našem společenství, zastoupeném jeho výborem, jedná a rozhoduje. Tak se šetří a hlídají naše společné finance. Byť nám za zády nestojí kontrolní komise.
Přeci jen dodám ještě pár slov ke kontrole účetních dokladů. Při uzavírání smlouvy o mandátní správě jsem do ní chtěl vložit bod, dle něhož by měla být zástupci SVJ umožněna kontrola účetních dokladů kdykoliv o to požádá. Požadavek jsem napsal, nevědouc, jak budou naše vzájemné kontakty v praxi probíhat. Odpovědí bylo, že pokud by to mělo být zapracováno do smlouvy a ze strany SVJ vyžadováno, pak by paní účetní prakticky nemusela dělat nic jiného, než předkládat doklady zástupcům SVJ. Těch je ve správě družstva více než stovka. Pochopitelně jsem navrhovaný bod vypustil.
V Brně dne 3. dubna 2013
František Janás